Pettääkö toimitusvarmuus – syyt ja parannuskonstit

Vuosi on käynnistynyt monella yrityksellä rivakasti. Tilauskirjat pullistelevat ja kauppa käy. Myyjät ja johtajat myhäilevät hyviä tunnuslukuja, paitsi yhtä: toimitusvarmuus on tippunut alas. Pahimmillaan asiakkaat pettyvät toimitusten myöhästymiseen ja vaihtavat toimittajaa. Mistä johtuu ja mitä pitäisi tehdä?

Juurisyiden selvittäminen on parannusten lähtökohta, joten tarkastelu kannattaa tehdä koko toimitusketjuun. Tuotannolliselta näyttävät ongelmat voivat paljastua aivan muuksi. Monesti toimihenkilöiden sekoilu aiheuttaa tuotantoon sähläystä ja kalliita päiviä kuluu ennen kuin työ on valmis tuotantoon. Tarkastele tavarantoimittajat, hankinta, tilausten käsittely, tuotanto ja logistiikka. Tarkastele tilat, koneet, työvälineet, laitteet ja henkilöstö.

Tilauskannan kasvu on ilmeinen syy toimitusajan pidentymiselle. Pitkä toimitusaika sinänsä voi olla asiakkaan kannalta hyväksyttävä, mutta sovitun toimitusajan tulee pitää. Paikkaamaton virhe tehdään lupaamalla asiakkaalle yltiöpäisen nopea toimitusaika.

Myynnin ja tuotannon yhteispeli on ensiarvoisen tärkeää kaupan vilkastuessa. Hyvä periaate on, että yli jakson tuotantokapasiteetin ei voi myydä. Kapasiteetti ja kuormitus ovat pidettävä keskenään tasapainossa ja sitä on seurattava. Hyvä ratkaisu on esimerkiksi päivittäisjohtamisen taulu, jossa käydään läpi viikoittain tai päivittäin myynti sekä tulevan jakson tuotantokapasiteetti. Asiakkaalle tehtävien toimitusaikalupausten on oltava realistisia. Työjono on hyvä tehdä läpinäkyväksi kaikille yrityksen sisällä; mikäli työkortit ovat paperitulosteina, ne kannattaa laittaa selkeisiin lokerikkoihin ja työpisteisiin toimitetaan vain ne tehtävät, jotka on saatava sinä päivänä aikaan. Osaoptimointia osastojen välillä on syytä välttää, muuten keskeneräinen tuotanto kasvaa ja aiheuttaa toissijaisia ohjaustarpeita ja muita ongelmia.

Mikäli tuotantokuorma vaihtelee, kätevä tuotannon tasaamisen ja toimitusvarmuuden parantamisen keino on keskustella asiakkaan kanssa palvelutason nostosta valmistamalla sovittuja tuotteita varastoon, josta toimitukset tapahtuvat tilauspisteohjautuvasti. Monet asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä tähän ja ovat parhaillaan valmiita maksamaan palvelusta lisää. Vaihtelun hallitsemisessa kannattaa myös harkita työaikajoustoja tukevia malleja kuten työaikapankkia.

Kaupan vilkastuminen vaikuttaa tavarantoimittajiin. Kriittisten toimitusten kannalta on syytä varautua tilaamalla tavara ajoissa. Ongelmaksi voi seurata varastotilan puute. Lähtökohtana on, että varastoon ei kannata tilata ja valmistaa ylimäärin, vaan sen verran, kuin on tarpeen. Varastopaikkojen käyttöä voi tehostaa esimerkiksi dynaamisella varastopaikkojen hallinnalla. Siisteyttä ja järjestystä ei tule unohtaa – neliöt ja kuutiot on saatava tehokkaaseen käyttöön ja ympäristön visuaalisuus helpottaa ongelmakohtien havaitsemista ja korjaamista. Joskus kausivarastoinnissa voi käyttää apuna piha-alueella irtokontteja tai ulkopuolista varastotilaa, jos muita keinoja ei ole enää jäljellä.

Pyri välttämään isojen, varsinkin toimitusten kannalta kriittisien muutosprojektien tekemistä kiireisen jakson aikana. Tärkeämpää, kuin mitä projekteja käynnistetään, on päättää, mitä siirretään seuraavalle vuodelle. Projekteissa pätee sama lainalaisuus kuin tuotannossa: parempi tehdä erä kerralla oikein ja keskittyä siihen, kuin lukematon määrä keskeneräistä valmistusta. Kiireen keskellä on silti hetki aikaa jatkuville pienparannuksille. Näitä on tehtävä ja niihin on varattava jatkuvasti. Kysy vaikka jokaiselta työntekijältä kolmen keskeisimmän kohdan lista ongelmista, joita heillä päivittäisessä työssään on ja ratkaise kunkin henkilön kohdalla tärkein. Osallista koko henkilöstö parannustyöhön; tulokset näkyvät varmasti myönteisesti työtyytyväisyydessä ja toimitusvarmuudessa.

Toimenpiteet pähkinänkuoressa:

  • älä lupaa asiakkaalle yltiöpäistä toimitusaikaa
  • tutki toimitusviivästymien juurisyyt kaikissa toimitusketjun vaiheissa
  • varmista eri osapuolten sujuva yhteispeli ja vuorovaikutus
  • paranna toimitus- ja kapasiteettitilanteen läpinäkyvyyttä
  • osallista henkilöstö jatkuvaan parantamiseen
  • tee parhaan hyöty-vaiva-suhteen tuottavat korjaustoimenpiteet
  • vältä isoja muutosprojekteja, vaiheista myös vuodelle 2019
  • iloitse, kun kauppa käy

Mikko Jauhonen, toimitusjohtaja, Tehos Oy

Julkaistu 2/2018 Etelä-Pohjanmaan kauppakamarilehdessä