Mitä yhteistä on siisteydellä ja tehokkuudella?

Sekasotkun seuraukset

Monille yrityksille siisteyden ja järjestyksen ylläpito on osoittautunut ylivoimaiseksi tehtäväksi. Tilat siivotaan aika ajoin, mutta hyvä tilanne ei jää pysyväksi. Välinpitämättömyys rehottaa. Nurkkiin ja kaappeihin kertyy tarpeetonta tavaraa. Työntekijät joutuvat etsimään työkaluja ja materiaalia. Kallista työaikaa menee hukkaan.

Suurin osa yrityksistä esittelee tehdasta asiakkailleen. Tilojen tulisi antaa asiakkaille mielikuva nopeasta ja varmasta toimituksesta, laadukkaista tuotteista sekä kehittyvästä yrityksestä. Mielikuva muodostuu ensimmäisten sekuntien aikana, jonka jälkeen sitä on vaikea muuttaa. Voiko epäsiististä ja sotkuisesta tehtaasta tulla laadukasta tavaraa?

 

Ongelma on ratkaistavissa

5S on alun perin japanilaisten kehittämä menetelmä siisteyden ja järjestyksen ylläpitoon. 5S:n avulla tilat saadaan kuntoon pysyvästi. Parannus toteutetaan viiden askeleen kautta seuraavasti.

1.     Sorteerauksessa käydään läpi kaikki työpisteen tavarat ja ne lajitellaan kolmeen luokkaan: tarpeellinen, hyvä olla olemassa ja tarpeeton. Hävitetään kaikki ”tarpeeton” ja karanteeniin laitetaan kaikki ”hyvä olla olemassa” tavara. Työpisteelle jätetään ainoastaan ”tarpeellinen”.

2.      Systematisoinnissa mietitään, mitä asioita säilytetään ja missä. Mitä tarvikkeita tarvitaan työpisteillä ja mitä säilytetään keskitetysti yhteisissä kaapeissa. Pyritään ratkaisemaan materiaalin varastointiongelmia ja tutkitaan materiaalin virtausta tuotannon läpi. Työpisteet, käytävät ja muut alueet rajataan selkeästi. Työkalujen ja apuvälineiden säilytyspaikat merkitään.

3.     Siivous alkaa työntekijöiden omista työpisteistä, jonka jälkeen suoritetaan yhteisten alueiden perusteellinen puhdistus. Siivouksen tarkoitus on saada yhdellä kerralla kaikki paikat siistiksi ja siten osoittaa, miten puhdas tilan tulisi olla. Merkittävän muutoksen näkeminen kasvattaa työntekijöiden motivaatiota jatkaa 5S:n läpivientiä.

4.      Standardisoinnilla tarkoitetaan työtapojen ja työmenetelmien yhtenäistämistä. Työpisteistä luodaan yhtenäisiä parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Standardisointi tarkoittaa myös esimerkiksi, miten usein siivotaan ja huolletaan sekä tarkastetaan laitteita. Standardisoinnissa tehdään rutiinilista, joka osoittaa ymmärrettävästi milloin kukin työ ja toimenpide suoritetaan. Rutiinin aikaväli voi olla päivä tai kuukausi tai vaikka joka työvuoron päättyessä. Seurannan kannalta on tarpeellista, että työn suorittanut henkilö kuittaa listaan työn tehdyksi.

5.     Seuranta. Jatkuvalla ja säännöllisellä seurannalla ja auditoinnilla säilytetään saavutettu siisteyden ja järjestyksen taso sekä saadaan parannettua sitä jatkuvasti. Siisteyden ja järjestyksen suorittaminen kertaponnistuksena onnistuu helposti, mutta usein vaikeinta on pitää sitä järjestelmällisesti yllä. 5S:n viimeinen vaihe vaatii asennemuutosta koko henkilöstössä. Esimiehillä ja yrityksen johdolla on erityisen tärkeä asema ylläpitovaiheessa. Onnistuminen on riippuvainen esimiesten kiinnostuksesta ja panoksesta.

 

5S

 

Miten 5S otetaan käyttöön?

5S:stä on julkaistu paljon hyvää kirjallisuutta ja tietoa on runsaasti saatavilla. Asia on yksinkertainen ja 5S:n kanssa voidaan lähteä liikkeelle yrityksen omin voimin. Vaihtoehtoisesti on mahdollista ottaa yrityksen ulkopuolelta asiantuntija-apua.

Yrityksen kannalta 5S:n käyttöönotto vaatii, että koko henkilöstö ymmärtää 5S:n merkityksen ja on valmis soveltamaan sitä käytännössä. Usein hankinnat ovat varsin edullisia, mutta henkilöstölle on varattava aikaa muutoksen toteuttamiseen. Tekemistä on seurattava ja ohjattava säännöllisesti.

Siisteys ja järjestys ovat osa jokaisen nykyaikaisen yrityksen arkea. 5S antaa perusedellytykset laadukkaalle toiminnalle.

 

Annikan johdolla moni yritys on saanut 5S:n avulla tehostettua toimintaansa. Koulutuksen lisäksi on tärkeää saada uudet tavata osaksi asiakkaan arkea. Henkilöstön mukaan saamisessa auttaa käytännönläheinen ote ja osallistuminen itse toimenpiteiden toteutukseen.

”Tehos oli meidän tapauksessa oiva valinta. He pystyivät hoitamaan koulutuksen lisäksi myös käytännön asioita, mikä innosti koko henkilökunnan omaksumaan asiat paremmin. Mikä parasta, huomasimme että tehtaassa oli todellakin tapahtunut muutos.”

– Konepaja Stamac Oy:n tuotantopäällikkö, Timo Yli-Opas.

 

Kirjoittaja on KTM, DI, Lean Six Sigma Black Belt Annika Puro-Aho, joka toimii tuotannon johtavana asiantuntijana Tehos Oy:ssä. Yritys tarjoaa tuotannon ja logistiikan tehostamisen sekä projektijohdon palveluita. www.tehos.fi

Artikkeli on alunperin julkaistu Etelä-Pohjanmaan kauppakamarin lehdessä.