Tietosuojaseloste

1.Rekisterinpitäjä

Tehos Oy, y-tunnus: 2584158-6. Fransuntie 10, 62200 KAUHAVA

2.Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Annika Puro-Aho, annika (at) tehos.fi, +358 45 359 8877

3.Rekisterin nimi

Tietosuojaseloste sidosryhmille ja asiakkaille

4.Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde) tai sopimus.

Oikeusperuste voi olla myös henkilön erikseen antama suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on asiakassuhteen ylläpito ja sujuvan asiakaspalvelun varmistaminen. Käsittelyn tarkoituksena on myös liikesuhteen hallinta.

Henkilötietoja voidaan käyttää myös yhteydenpitoon sähköpostitse tai puhelimitse rekisterinpitäjän tarjoamien palveluiden tarjoamiseksi.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

5.Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja asiakassuhteen ylläpidossa ovat: henkilön nimi, henkilön puhelinnumero, ip-osoite, yritys/organisaatio, edustettavan yrityksen tiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, y-tunnus, www-sivun osoite), tiedot henkilön tilaamista palveluista ja niiden muutoksista ja laskuttamisesta, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Liikesuhteen hallinnassa tallennettavia tietoja em. lisäksi sopimuksiin liittyvät tiedot.

Asiakassuhteen ylläpidossa tarvittavien tietojen säilytysaika on asiakassuhteen voimassaoloaika +24kk sen päättymisestä.

Asiakassuhteen katsotaan päättyneen kun rekisteröity ei ole käyttänyt rekisterinpitäjän palveluita 12 kuukauteen eikä rekisterinpitäjällä ole avoimia myyntisaatavia rekisteröidyltä.

Liikesuhteen hallinnassa tarvittavia tietoja säilytetään sopimussuhteen kannalta tarvittavan ajan.

Säilytysajan jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan niin ettei niitä voida yhdistää henkilöön, poislukien yrityksen kirjanpitoa varten säilytettävät, mahdollisesti henkilötietoja sisältävät, manuaaliset tositteet (kuitit, laskukopiot ym), joiden säilytysaika on Kirjanpitolain (30.12.1997/1336) mukainen säilytysaika.

Säilytysajan jälkeen manuaaliset tiedot tuhotaan riittävin teknisin menetelmin (esim. paperisilppurilla).

6.Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan:

Asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Rekisteröidyn julkiseksi asettamista lähteistä kuten internet sivut ja sosiaalisen median kanavat.

Liikekumppanilta tietoja kerätään em. lisäksi myösi sopimuksista.

7.Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteröityyn liitettyjä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• toimivaltaisen viranomaisen pyynnön tai oikeuskäsittelyn johdosta
• palveluntarjoajallemme (esim. pilvipalvelut ja laskutus)
  • Dropbox, Inc voi käsitellä pilvipalvelussaan tallennettuja tietoja oman tietosuojaselosteensa Tällaisia tietoja ovat mm. tallennettujen asiakirjojen sisältö ja rekisterinpitäjän tallentamat kontaktitiedot. Dropbox, Inc voi jakaa tietoja omille yhteistyökumppaneilleen ja rekisterinpitäjän sallimille muille pilvipalvelun käyttäjille, mutta ei myydä tietoja. Tietoja voidaan näissä tapauksissa luovuttaa myös EU:n ulkopuolelle.
  • Accountor Finago Oy voi käsitellä asiakassuhteeseen tai liikesuhteeseen liittyviä tietoja joihin rekisterinpitäjällä on oikeusperuste. Accountor Finago Oy voi luovuttaa tietoja omille palveluntarjoajilleen myös EU:n ulkopuolelle tietosuojaselosteensa
  • Kotisivutaivas Oy voi käsitellä palvelun tuottamisen tai ylläpidon yhteydessä henkilökunnalle muodostuneita tietoja oman tietosuojaselosteensa Tällaiset tiedot voivat olla henkilön www-lomakkeilla luovuttamia tietoja; esim. sähköpostiosoite, nimi, puhelinnumero ja ip-osoite.

8.Rekisterin suojauksen periaatteet

Käsiteltävät tiedot on suojattu salasanalla ja tietoja pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan vain rekisterinpitäjän henkilökunta.

Rekisterinpitäjän omat tietotojärjestelmät on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toteutuksilla sisäverkon ulkopuolisia uhkia vastaan.

9.Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti osoitteeseen: Fransuntie 10, 62200 KAUHAVA. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).