ISO 9001 ja ISO 14001 -toimintajärjestelmä
ISO 9001 ja ISO 14001 -toimintajärjestelmä
Käytännönläheinen ISO 9001 ja ISO 14001 -toimintajärjestelmä
Oletteko hankkimassa ISO 9001 -laadunhallintajärjestelmää. Tai ISO 14001 -ympäristöjärjestelmää? Onko vaikeaa perehtyä aiheeseen ja toteuttaa työ. Vai onko kynnys iso lähteä päivittämään järjestelmä tähän päivään? Onko huolena, että tulos jää nipuksi paperia vaille käytännön hyötyä?
ISO 9001:2015- ja ISO 14001:2015-standardit määrittelevät, millainen sertifioidun laadunhallinta- ja ympäristöjärjestelmän tulee olla. Standardeja Suomessa tarjoaa SFS Suomen Standardit Ry. Perehtymällä ISO-standardeihin on mahdollista lähteä toteuttamaan järjestelmä omatoimisesti. Vaihtoehtona on käyttää ulkopuolista ammattilaista, jolla hommat hoituvat ja työssä päästään heti oikeille urille.
Mitä laadunhallinta- ja ympäristöjärjestelmä sisältää?
Sertifioitu järjestelmä edellyttää käytännön toimien lisäksi dokumentointia. On kirjallisesti oltava toteen näytettävissä, että yritys toimii standardin mukaisella tavalla. Monelle yritykselle juuri dokumentointi on se haastava osuus. Laatuajattelu on mukana arjen työssä, mutta kirjoittaminen on pakkopullaa. Tehokselle kirjoittaminen on puolestaan arkea, mitä teemme ammatiksemme.
Autamme luomaan teille laadunhallinta- ja ympäristöjärjestelmän, joka tulee osaksi arkea.
Lähtökohdissamme järjestelmä rakennetaan seuraavalla vaiheistuksella mukaillen PDCA-mallia:
- tarpeen läpikäynti järjestelmän hankinnalla/uudistukselle ”miksi?”
- asiakkaan liiketoiminnan ja prosessien ymmärtäminen ”mitä?”
- tavoitteiden ja mittarien määrittäminen ”kuinka paljon?”
- tavoitteen mukaisen järjestelmän luominen ja dokumentointi ”miten?”
- henkilöstön koulutus laatuajatteluun ja järjestelmän sisältöön ”mitä minulta odotetaan?”
- ulkoisen auditoinnin valmistelu ja tuki
- mahdollisten auditoinnin poikkeamien korjaaminen
- ulkoinen auditoija myöntää sertifikaatin
- toiminnan seuranta ja poikkeamiin reagointi
- jatkokehitys ”miten parantaa toimintaa jatkuvasti?”
Tuloksena syntyy arviolta 50-80 dokumenttia, jotka vastaavat standardin vaatimuksiin. Meiltä löytyy runsaasti valmiita mallipohjia, mikä osaltaan mahdollistavat työn joutuisan etenemisen. Tyypillinen etenemistahti on keskimäärin kaksi (2) valmista dokumenttia tunnissa Tehoksen asiantuntijan ajalla mitattuna. Dokumentoinnissa emme pyri tekemään kaikkea mahdollista vaan vastata yksinkertaisen ytimekkäästi standardin vaatimuksiin ja asiakkaamme käytännön tarpeisiin.
Miten työ tehdään ja mitä työ vaatii asiakkaalta?
Dokumentointityön teemme tiiviissä yhteistyössä asiakkaan henkilöstön ja Tehoksen asiantuntijan välillä. Asiakas on toimintansa paras asiantuntija. Tehoksen vahvuutena on nopea soveltamis- ja dokumentointikyky standardin vaatimuksiin vastaamiseksi.
Sovimme aluksi työnjaon dokumenttien laadinnasta seuraavasti:
- Tehos toimittaa mallipohjan, asiakas täyttää
- Tehoksen asiantuntija toimittaa mallipohjan ja Tehoksen asiantuntija täyttää suoraan asiakkaan kanssa käytävissä palaverissa/työpajoissa
- Tehoksen asiantuntija toimittaa valmiin mallipohjan asiakkaalle arvioitavaksi
Tyypillisin vaihtoehto on kohta 2. Asiakas antaa palavereissa lähtötiedot ja Tehoksen asiantuntija nopealla omaksumiskyvyllä ja kirjoitustaidolla laatii dokumentin valmiiksi. Jotkut dokumentit kannattaa asiakkaan tehdä itse. Joistakin dokumenteista Tehoksen asiantuntija pystyy itsenäisesti tekemään valmiit luonnokset.
Kuulemme asiakkaan toiveita dokumentointivastuista. Otamme tarvittaessa enemmän roolia työstä, mikäli dokumentointi asiakkaan omalla henkilöstöllä osoittautuu haastavaksi. Tai asiakas voi ottaa enemmän vastuuta ja säästää siten Tehoksen työn osuudessa.
Työ sisältää lähijakson, jolloin asiantuntija käy tutustumassa asiakkaan toimintaan. Merkittävä osa työstä voidaan suorittaa etäyhteyksien avulla (Teams). Rakennamme asiakkaalle pilvipalvelun (esim. Dropbox), jolloin dokumentit ovat välittömästi kaikkien osapuolien saatavilla.
Otamme roolia työn läpiviennistä ja seurannasta. Näin asiakkaan ei tarvitse käyttää aikaa työn organisointiin.
Entä henkilöstön mukaanotto laatu- ja ympäristötyöhön?
Dokumentoitu laadunhallinta- ja ympäristöjärjestelmä luo kehyksen tekemiselle, mutta osaava ja sitoutunut henkilöstö ratkaisee laadun tuottamisen sekä todellisen ympäristövastuun. Lähdemme siitä, että vaikka johdon sitoutuminen on välttämätön ehto onnistumiselle, se ei vielä riitä.
Siksi henkilöstöstä nimetään eri työvaiheille prosessivastaavat. Prosessivastaavat toimivat oman vastuualueensa osalta prosessin/työnvaiheen omistajina ja ottavat kantaa esimerkiksi työ- ja tarkastusohjeisiin sekä jatkuvan parantamisen käytäntöihin. Tavoitteena on saada henkilöstö osallistumaan ja kokemaan omistajuutta järjestelmästä sekä saada ratkaisuun tarvittavaa käytännönläheisyyttä. Koko henkilöstö otetaan mukaan viimeistään laadunhallinnan työpajojen yhteydessä.
Mitä asiakkaamme meistä ajattelevat?
Esimerkki asiakkaastamme on VTMaalaus Oy:
”Olemme tyytyväisiä Tehoksen työhön. Mikko Jauhonen on hyvä vaihtoehto tekijäksi, sillä hän ei tee työtä sarjatuotantona, vaan miettii kaiken yrityksen tarpeiden mukaan ja sitä kautta mitkä ovat toiminnan kannalta tärkeitä asioita. Ajatusten vaihto ja yhteydenpito oli avointa ja toimivaa. Mikko ei halunnut lähteä muuttamaan toimintaamme, mutta jakoi hyviä ajatuksia ja mukana oli toiminnan kehitystäkin. Koen että saimme vähän ekstraa, toimitusjohtaja Matti Larikka kertoo.”
Lue lisää asiakastarinasta.
Mitä työ maksaa?
VTMaalauksen esimerkissä Tehoksen asiantuntijan (konsultin) työaikaa tarvittiin vain viisi henkilötyöpäivää. Asiakas hoiti ulkoisen auditoinnin valmistelut ja ulkoisen auditoinnin ilman apuamme.
Pk-yrityksille 9001:2015 ja ISO 14001:2015 -järjestelmien rakentaminen maksaa tyypillisesti yhteensä n. 7000 – 10000 € (alv. 0 %) Tehoksen osalta. Saatte tarjouksen asiantuntijamme kanssa käytävässä keskustelussa, joka on teille maksuton.
Asiakas hankkii erikseen ulkoisen auditoinnin valitsemaltaan toimittajalta ISO-sertifikaattien saamiseksi. Voimme tarvittaessa auttaa auditoijan hakemisessa, auditoinnin valmisteluissa ja itse auditoinnissa. Tuemme asiakasta asiakkaan odotusten pohjalta.
Työtä on mahdollista laventaa myös turvallisuusnäkökohtiin ISO 45001:2015 -standardin mukaisella turvallisuusjärjestelmällä. Näin syntyvästä kokonaisuudesta muodostuu asiakkaalle kattava toimintajärjestelmä.
Miksi Tehos?
- Toimintamme lähtökohtana on teorian vahva soveltamiskyky arkeen.
- Ymmärrämme kokemuksemme kautta nopeasti asiakkaan liiketoimintaa.
- Ripeä, maanläheinen etenemistapa säästää teollisuuden ja kaupan alan asiakkaan aikaa ja rahaa.
- Pystymme auttamaan asiakkaita myös toiminnan kehittämisessä ja tehostamisessa, asiantuntijoina, konsultteina ja projektipäälliköinä.
- Jatkuvan parantamisen toimintaan liittyvät kiinteästi esimerkiksi tuottavuusanalyysi, layout-suunnittelu ja Lean 5S-palvelut.
- Pystymme tarjoamaan tukea myös laatu- ja ympäristöjärjestelmien ylläpitoon.
- Me käärimme hihat ja teemme töitä yrittäjäpohjalta.
Ota meihin yhteyttä, niin keskustelemme lisää tarpeistanne ja teemme tarjouksen.