Onko ISO 9001 – laadunhallintajärjestelmä vain paperia ja sertifikaatti taulukehyksissä? Vai voiko laadunhallintajärjestelmä auttaa käytännön työssä ja avata ovia kasvuun?
VTmaalaus (www.vtmaalaus.fi) on vuonna 1996 perustettu pintakäsittelyalan yritys. Yritys palvelee monipuolisesti metallisten kappaleiden pintakäsittelyssä. Maalauslinja soveltuu erikokoisten teräksisten, alumiinisten ja sinkittyjen kappaleiden pintakäsittelyyn. Tilaus-toimitusprosessi on kehitetty erittäin tehokkaaksi. VTmaalaus on tunnettu nopeasta toimitusajasta ja maineikkaista asiakkaistaan.
Maanläheinen ja työhön tarttuva kumppani työn tueksi
Vuonna 2023 yritys päätti ottaa askeleen eteenpäin laadunhallinnassa ja tehtiin päätös kehittää ISO 9001 -standardin mukainen laadunhallintajärjestelmä. Lähtötilanne oli erinomainen, sillä laadun tekemisen osaaminen oli yrityksessä olemassa. Nyt tarvittiin vain osaava kumppani laadunhallintajärjestelmän laatimiseen. Selvää oli, että järjestelmää ei lähdetty tekemään piironkiin pölyttymään vaan aidosti päivittäiseen käyttöön ja osaksi henkilöstön arkea.
Kumppaniksi yhteistyöhön valikoitui Tehos Oy. Asiantuntijana ja järjestelmän päädokumentoijana toimi toimitusjohtaja, DI Mikko Jauhonen. Ja hommat hoituivat.
Asiantuntijan aikaa vain viisi henkilötyöpäivää
Laadunhallintajärjestelmän sisällön suunnittelu ja kirjallisen työn osuus toteutettiin syksyllä 2023. Suunnittelu ja dokumentointi tapahtuivat vain reilun yhden kalenterikuukauden aikana lähijaksoina ja etäpalavereissa. Työtä tehtiin tiiviissä yhteistyössä asiakkaan ja Tehoksen asiantuntijan välillä. Tuloksena syntyi yli 70 dokumenttia: esim. laatutavoitteita ja -seurantoja, työ- ja tarkastusohjeita sekä sisäisen auditoinnin käytäntöjä. Valmiit mallipohjat ja yhdessä oivaltaminen mahdollistivat ripeätahtisen etenemiseen.
– Projektin aikana saimme kolmenlaista hyötyä. Ensimmäinen oli toimintamallien vakiointi ja kuvaukset näistä toimintamalleista, mikä auttaa käytännön työssä. Toiseksi saimme projektin aikana esiin paljon hiljaista tietoa ja uusia asioita nousi esiin. Kolmas tärkeä asia oli itse laatusertifikaatti; asiakastyytyväisyyskyselyiden perusteella laatusertifikaatti on tärkeä asia, joka vahvistaa kumppanuuksia ja auttaa uusasiakashankinnassa, kuvailee VTmaalauksen toimitusjohtaja Matti Larikka.
Tehokselta työaikaa tarvittiin vain viisi henkilötyöpäivää. Keskimäärin dokumentteja syntyi näin yksi 30 minuutin välein Tehoksen asiantuntijan ajankäytöllä mitattuna. Kirjallisen osuuden jälkeen henkilöstö tutustui keskeisiin aineistoihin. Lopuksi Mikko piti henkilöstölle keskustelevan työpajan laadunhallinnasta sekä järjestelmän sisällöstä yhteistyössä yrityksen johdon kanssa.
– Projektissa oli selvät pelisuunnitelmat ja hommat hoituivat. Osiot aikataulutettiin ja sovittiin mitä kukakin työstää väliajat. Mikko oli osan ajasta etänä ja osan paikan päällä, jolloin saimme myös koulutuksen. Tämä oli joustava ja hyvä toteutustapa, Larikka toteaa.
Henkilöstö on kiinnostunut käytännönläheisestä laatutyöstä
Työpajassa havaittiin, että henkilöstö on kiinnostunut asiakkaiden ja eri sidosryhmien odotusten ymmärtämisestä. Ja siitä, että tuotteet vastaavat toimitusajan lisäksi laadullisesti asiakkaiden tarpeisiin. Asia on lopulta varsin yksinkertaista. Laadunhallintajärjestelmä luo puitteet tekemiselle, mutta osaava ja sitoutunut henkilöstö on avainasemassa laadun tuottamisessa. Henkilöstöstä nimettiin eri työvaiheille prosessivastaavat. Prosessivastaavat vaikuttavat järjestelmän sisältöön ja työn kehittämiseen. Mallilla vahvistettiin entisestään henkilöstön sitoutuneisuutta ja osallistumista tavoitteiden mukaiseen toimintaan.
ISO 9001:2015 kehittymisen ja kasvun tukena
Yksinkertainen, tiivis ja selkeä järjestelmä on käyttökelpoinen, monimutkainen ja vaikeasti ymmärrettävä ei. Esimerkiksi työvaihekohtaisissa työohjeissa tavoite oli saada ohje mahtumaan yhdelle A4-sivulle. Ei niin paljon kuin on mahdollista, vaan tarkoitusta vastaavasti vain tarpeen verran.
– Dokumenteissa huomioitiin käyttäjät hyvin ja terminologia oli arkikieleen sopivaa. Laatujärjestelmä on jäänyt osaksi arkea ja sitä tuodaan esille säännöllisesti, toteaa Matti Larikka.
VTmaalaus eteni ulkoiseen auditointiin vuoden 2023 lopussa. Auditointi meni läpi. ISO 9001:2015 -sertifikaatin yritys sai helmikuun 2024 alussa. Käytännönläheinen laadunhallintajärjestelmä edesauttaa asiakasvaatimuksiin vastaamisessa jokainen päivä ja on arvokas lisä kehittymisessä ja kasvun tavoittelemisessa. VTmaalauksen laaduntuottokyky on nyt myös ulkoisella auditoinnilla todennettua.
– Olemme tyytyväisiä Tehoksen työhön. Mikko on hyvä vaihtoehto tekijäksi, sillä hän ei tee työtä sarjatuotantona, vaan miettii kaiken yrityksen tarpeiden mukaan ja sitä kautta mitkä ovat toiminnan kannalta tärkeitä asioita. Ajatusten vaihto ja yhteydenpito oli avointa ja toimivaa. Mikko ei halunnut lähteä muuttamaan toimintaamme, mutta jakoi hyviä ajatuksia ja mukana oli toiminnan kehitystäkin. Koen että saimme vähän ekstraa, Larikka kertoo.
