Tammikuussa 2023 Suomessa toimintansa aloitti 21 hyvinvointialuetta. Yksi niistä on Varsinais-Suomen hyvinvointialue, Varha. Varha yhdisti 34 sote-organisaatiota ja 23 000 työntekijää.
Yksi hyvinvointialueen toimintasegmenteistä on aluepalvelut. Aluepalvelut tuottavat muun muassa puhtaus- ja ruokapalveluita, logistiikkapalveluita, tekstiili- ja välinehuoltoa sekä aulapalveluita koko Varhan laajuisesti.
Hyvinvointialueiden toiminnan käynnistyessä johto oli monien haasteiden edessä alkaessaan kehittää uutta organisaatiota. Aluepalveluiden työntekijät työskentelevät Varsinais-Suomen koko alueella. Henkilöstön määrä on noin 300 henkilöä. Mitä tehtäviä työntekijät eri kohteissa hoitavat? Entä kuinka kauan tehtävät vievät aikaa? Pelkästään tehtävänimikkeiden kirjo oli lähtötilanteessa hyvin vaihteleva.
Ulkoistettu projektipäällikkö toi apua haastavaan tilanteeseen
Tilanteen selkeyttämiseksi päätettiin toteuttaa projekti, jota vetämään valittiin Tehokselta Mikko Jauhonen. Mikolla on pitkä tausta projektien johtamisessa ja hänen osaamisensa tunnettiin aiempien toimeksiantojen kautta Varhalla jo etukäteen. Mikko toimi projektipäällikkönä selvitystyössä, ohjaten kymmenen palveluvastaavan ja työnjohtajan tiimiä.
– Alkuvuosi oli todella hektinen ja edelleenkin rakennamme uutta organisaatiota ja toimintaa. Emme olisi kaiken muutoksen keskellä pystyneet vetämään projektia omin voimin. Olen todella tyytyväinen projektin toteutukseen ja lopputulokseen. Saavutimme asetetut tavoitteet ja käytämme edelleen projektissa kerättyä tietoa ja materiaalia pohjana työssämme. Arvosanaa 10 on hankala antaa, mutta en näe mitään, mikä voisi olla toisin, joten olkoon arvosana Tehokselle 9,5, toteaa palvelupäällikkö Marjo Reyes tyytyväisenä.
Oikea, jäsennelty tieto on laadukkaan johtamisen edellytys
Kun projektin tavoitteet ja suunnitelma olivat selkiytetty, nykytilannetta lähdettiin selvittämään. Palveluvastaavat ja työnjohtajat toteuttivat kaikille työntekijöille kyselyt, joilla kartoitettiin työntekijöiden tehtävänimikkeet, työtehtävät ja niihin kuluva aika. Kyselyn avulla kerättiin tietoa tuomaan näkyville työ, jota organisaatiossa tehdään. Työnjohto ja palveluvastaavat olivat projektissa isossa roolissa. Kartoittaminen vaati aikaa ja sitoutumista.
– Ihmisten tukeminen ja tiimien yksilöllisten tarpeiden tunnistaminen oli projektin onnistumisen edellytys. Tässä projektissa annettiin tiimeille mahdollisuus tehdä asioita heille sopivilla tavoilla. Tiimien vallassa oli päättää kuka kerää tietoja ja miten, kertoo projektipäällikkö Mikko.
– Muoto ei ole tärkeää, vaan se, että kaikki ymmärsimme tavoitteet ja saavutimme ne.
Samalla oli tärkeää löytää tasapaino systemaattisten mallien, yhdessä sovittujen ja yksilöllisten tapojen välille. Mikko johti vakiomuotoisten haastattelulomakkeiden ja tiedonkeruutaulukoiden suunnittelua. Näin vältettiin riski kerätä valtava määrä tietoa väärässä ja toisistaan poikkeavassa muodossa, jolloin tiedon analysointi ja hyödyntäminen olisi mahdotonta.
Projektin lopputuloksena syntyivät palvelualuekohtaiset Excel-koontitaulukot, johon oli koostettu kyselyn tulokset henkilöittäin. Taulukko visualisoi ja koosti työtehtävien ajankäytön painopistealueet eri toimipisteissä ja tehtävänimikkeillä. Vakioitu taulukko mahdollistaa tiedon analysoinnin ja johtopäätösten tekemisen.
Projektipäällikkö on ihmisten johtaja
Koska projektin onnistuminen riippui tiimien sitouttamisesta, tiimien työtä pohjustettiin huolellisesti. Mikko käytti aikaa projektin merkityksen ja tavoitteiden avaamiseen ja perusteluun ymmärrettävästi. Ihmisille luontaista muutoskitkaa minimoitiin avaamalla projektin hyötyjä ja antamalla aikaa kysymyksille ja vastauksille.
– Projektihenkilöstö oli aktiivinen, työhön tarttuva ryhmä. He elivät keskellä suurta muutosta, mutta silti projektin tärkeys oivallettiin hyvin. Yksi projektin suurimmista haasteista oli työnjohdon ja palveluvastaavien muu työkuoma. Projektissa oli pitkälti kyse heidän työajastaan, heidän arjestaan ja heistä yksilöinäkin, Mikko kuvaa.
Entä mitä henkilöstö itse ajatteli projektista?
– Rehellisesti sanottuna projektin alku oli shokki. Emme vielä tunteneet uutta aluetta, ihmisiä, emmekä edes tarkkaan tienneet missä kaikki kohteet sijaitsivat. Varhan myötä myös työn luonne muuttui merkittävästi; ennen johdimme kukin työtä niin sanotusti neljän seinän sisällä ja nyt levittäydymme laajalle alueelle, kertoo palveluvastaava Reija Forss, jonka tiimi keräsi tietoa noin sadalta laitoshuoltajalta.
– Projektista jäi positiivinen mieli. Vaikka haasteita tiukan aikataulun takia riitti, sain Mikolta tukea aina tarvittaessa. Kun tunsin olevani pulassa aikataulun ja tiimin kanssa, hän tuki minua rauhallisuudellaan. Mikko perusteli ja selitti asioita kärsivällisesti, ja kiitettävästi pukkasi meitä eteenpäin, että projekti saatiin maaliin, Reija kertoo.
Haasteista huolimatta projektin merkitys ja hyödyt ovat selvät.
– Johdolla oli syynsä ajoittaa projekti juuri näin. Jos joku ei täysin ymmärtänyt projektin hyötyjä aloitusvaiheessa, nyt ne ovat selkeitä kaikille. Saimme todella paljon tietoa, josta on apua palvelujen ja työn suunnittelussa, Reija tiivistää.
Projektipäällikön prioriteetit: ihmiset ja päämäärä
Työnjohdon ja palveluvastaavien tukeminen olikin yksi projektipäällikön tärkeimmistä prioriteeteista. Vuorovaikutusta pidettiin yllä eri muodoissaan palaverien, pienten tiimien tapaamisten ja kahdenkeskisten keskustelujen kautta tarpeen mukaan. Etsittiin joustavasti sopivin tapa muodostaa yhteistä näkemystä ja edistää tavoitteita.
– Mikolla on hyvin valmentava, kuunteleva ote ihmisten johtamisessa. Hän on vuorovaikutuksessa ratkaisukeskeinen ja kärsivällinen. Hänen persoonansa ja tapansa lähestyä asioita on rauhallinen ja myönteinen. Juuri tällaisessa muutostilanteessa on suuri merkitys sillä, millainen ihminen on viemässä työtä läpi, Marjo Reyes kuvailee.
Projektipäällikön tehtävissä kokemuksesta on paljon hyötyä. Projektin aikataulu oli tiukka, mutta kokonaisuus pysyi hyvin hallinnassa.
– Mikolla oli selkeästi homma hanskassa. Hän huolehti aikataulusta ja siinä pysymisestä, osasi kysyä oikeat kysymykset ja kaivaa esiin tiedon, jota tarvittiin. Ja myös vaatia, että mennään eteenpäin. Mikon panos projektin läpiviennissä oli ehdottomasti onnistumisen edellytys.
Onnistunut tiimityö vähensi projektipäällikön työtä radikaalisti
Lopulta projekti valmistui erittäin sukkelasti. Projektipäällikön aikaa meni vain noin kolmannes siihen varatusta ajasta.
– Yleensä asiat tuppaavat viivästymään ja venymään. Kaiken muutoksen keskellä meille oli valopilkku, että tämä projekti saatiin hoidettua etuajassa, Marjo Reyes kertoo.
Projektipäällikkö hoiti työnsä 100 %:sti etänä
Projektipäällikön tehtävät hoidettiin kokonaisuudessaan etänä.
– Tunnustan, että minulla oli ensin epäilykseni, mutta nyt kun katson taaksepäin, lähitapaamisten puuttumisella ei ollut mitään merkitystä. Etätoteutuksen puolesta puhuu sekin, että meidän porukkamme levittäytyy koko Varsinais-Suomen alueelle. Tiedonkulku toimi säännöllisillä palavereilla ja Mikon yhteydenpidolla, Marjo Reyes kertoo.
Tehoksen Mikko jakaa kiitoksia työhön osallistuneille:
– Kiitokset koko aluepalveluiden henkilöstölle kartoitukseen osallistumisesta. Aktiivisten työnjohtajien ja palveluvastaavien lisäksi Varhan aluepalveluiden johto tuki projektia alusta alkaen. Kun annetut tavoitteet olivat selvillä, projektisuunnitelman teko sujui jouhevasti. Se, että johto teki projektin aikana linjauksia ja päätöksiä, säästi paljon aikaa ja antoi energiaa oikeiden asioiden tekemiseen. Kun on osaava joukkue tekemässä työtä ja etävälineet kunnossa, on projekteja mahdollista hoitaa myös täysin etänä.
Yhteinen onnistuminen
Projektissa saatiin myös hyötyjä, joita ei etukäteen osattu listata tavoitteisiin.
– Tuloksista nousi helposti esille asioita, joita meidän tuli tehdä toisin. Sieltä löytyi asioita, jotka ovat aiheuttaneet epäselvyyttä tai jotka eivät selkeästi kuuluneet työtehtäviin. Nyt olemme heti päässeet korjaamaan tilannetta, Reyes toteaa tyytyväisenä.
Varhan projekti jää molemmille osapuolille mieleen yhteisenä onnistumisena.
– Tehoksen Mikon ulkopuolinen näkökulma oli todella positiivinen asia. Hän osasi katsoa asioita eri tavalla kuin me, jotka elimme monien muutosten keskellä. Saimme paljon arvokkaita ajatuksia siitä, miten asioita kannattaisi viedä eteenpäin, Reyes kertoo.
– Mikon kaikessa tekemisessä näkyy asiantuntemus. Saimme selkeät työkalut projektin toteutukseen ja loppuun asti jäsennellyt tulokset työmme avuksi. Olen todella tyytyväinen lopputulokseen ja suosittelen Mikkoa ehdottomasti hoitamaan projektinjohtajan tehtäviä, Marjo Reyes jatkaa.
Mikolle pesti projektipäällikkönä sote-sektorilla oli mieluinen.
– Tehosta ja asiakkaita yhdistää sama lainalaisuus: tänään halutaan tehdä työt paremmin kuin eilen ja huomenna paremmin kuin tänään. Julkisella puolella päämääränä on tuottaa vastinetta veroeuroille laadukkaasti ja tehokkaasti. Nämä projektit ovat yhteiskunnallisesti arvokkaita ja on ilo osaltamme olla edistämässä ihmisten hyvinvointia.
