Keskisuuret yritykset ja projektitoiminta. Onko haasteita saavuttaa projekteilla asetetut tavoitteet?
Vai onko tavoitteita asetettu lainkaan?
Väliinputoajaryhmä
Keskisuuret yritykset (50-250 henkilöä) projektitoiminnan onnistumisen kannalta ovat haasteellinen väliinputoaja suhteessa pieniin ja suuriin yrityksiin. Näkemykseni mukaan tälle on kaksi syytä:
1. Organisaatio on sen verran iso, että projekteja on vaikeaa johtaa, koska tieto ei ole muutamien ihmisten varassa vaan isomman joukon. Toisaalta projektit muuttuvat vaativammiksi ja kalliimmiksi isompien investointi- ja IT-tarpeiden myötä.
2. Organisaatio on samalla sen verran pieni, että projektityötä tehdään usein oman toimen ohella. Ei ole mahdollisuuksia tai oivallettu syytä eriyttää voimakkaammin operatiivisia vastuita projektivastuista. Ei ole varattu henkilöstölle aikaa oman toimen ohella projektien läpivientiin. Samalla myös henkilöstön projektiosaaminen on jäänyt itseoppimisen varaan: töihin on alun perin tultu varmistamaan asiakaspalvelu ja asiakastoimitukset, nyt pitäisi alkaa kehittämään.
Onnistumisen edellytykset puuttuvat.
Keskisuurten yritysten projektitoiminnan kehitysaskeleet
Keinoja parantaa tilannetta
1. analysoida syyt ja luoda tilannekuva, miksi projektit ovat epäonnistuneet (projektianalyysi)
2. laatia työnjako, missä operatiiviset ja kehitysvastuut on riittävällä tavalla osattu erottaa toisistaan (organisointi)
3. on mahdollistettu henkilöstölle:
a) riittävä aika tehdä projektityötä,
b) valmennettu ja koulutettu henkilöstö tekemään työtä
c) ennen näitä varmistamaan, että työntekijällä on riittävät kyvykkyydet toimia vaativassa projektipäällikön työssä (resursointi ja valmentaminen)
4. jos projektihenkilöstöä ei ole, rekrytointi tai ulkoisen palvelun käyttäminen on paikallaan ottaa tehtävälistalle (rekrytointi)
Projektin kriittisyydellä on merkitystä. Projektien vetämistä voi harjoitella helpommin projekteilla, joissa riskien realisoituminen ei johda taloudelliseen ja tominnalliseen katastrofiin. Jos taas johtaa, kuten toimituskriittinen investointi tai vaikka ERP-projekti, pitää projektiosaamiseen ja riskien hallintaan kiinnittää tavallista enemmän huomiota.
Projektipäällikkö ammatti, ei toimenkuva
Projektipäällikön työ on ammatti, ei toimenkuva. Tässä on tyypillinen kompastuskivi keskisuurissa yrityksissä. Projektipäällikön hommat on nähty ensisijassa nimitysuutisena ja palasena organisaatiokaaviossa. Nimitetyn henkilön onnistumisen edellysten varmistaminen on jäänyt onnen varaan.
Tosiasia on, että kaikista henkilöistä ei ole vetämään tuotantoa, johtamaan myyntiä, hankintaa tai taloutta. Samoin kaikista henkilöistä ei ole kehittäjäksi ja projektipäälliköksi. On tunnistettava henkilöiden luontainen kyvykkyys ja kiinnostus projektipäällikkönä pärjätäkseen.
Projektianalyysillä tilannekuva
Mistä aloittaa? Kohta 1 = suorita projektianalyysi.
Tarjoamme ratkaisuita projektitoiminnan analysointiin ja parannustoimenpiteiden suunnitteluun. Käytännössä.
Näin Kajaanin ammattikorkeakoulun projektiauditointi meni https://tehos.fi/projektiauditointi-case/
Mikko Jauhonen, toimitusjohtaja, Senior Project Manager, Tehos Oy
