Muistanet WAP:in 2000-luvun alusta? Sen menestys jäi torsoksi. Digitalisaatio on samanmoinen suutari ellei päästä puhumaan käytännön toteutuksista. Digitalisaatiossa on mahdollisuuksia tehdä rahaa. Puhutaan siis mieluummin työtä tehostavista digiratkaisuista.
Kerron muutamia vinkkejä, miten voit onnistua digitaalista liiketoimitaa tukevien digiratkaisujen hankinnassa. Alla on kuvattu vaiheet ennen hankintapäätöstä.
Hankintatarpeen tunnistaminen ja tarvekartoitus
Isoimmat virheet tehdään monasti heti tarpeen arvioinnissa. Joskus peruste puuttuu. Halvin projekti on huono idea, jota ei aleta toteuttamaan. Tämä tarkoittaa, että joskus kun lähdetään arvioimaan tarvetta, huomataan onneksi ajoissa ettei sen idean konkretiaan vieminen olekaan hyvä idea. Tee siis laskenta hankintahinnasta sekä jatkuvista kustannuksista ja tuotoista.
“Kerro kustannusarvio varmuuden vuoksi 1,5:llä ja jaa hyötyarvio 1,5:llä.
Muista varata rahaa myös käyttöönoton jälkeisille parannuksille.”
Hankintaperusteen löytyessä on syytä sanoin ja luvuin avata, miksi ratkaisu on syytä hankkia ja mihin ongelmaan se vastaa. Parhaimmillaan tarina mahtuu 1-2 sivulle. Vältät monta ongelmaa, kun kaikki tietävät heti alkuunsa ison kuvan.
Toimittajien kilpailutus ja valinta
Toimittajien etsinnässä voit hyödyntää verkostoja, hakukonetta ja asiantuntijoita. Apua on tarjolla.
Kilpailutusvaiheessa kuvaa ne käyttötapaukset, mihin ratkaisun on vastattava. Pyydä nähdä demo. Ota loppukäyttäjät mukaan jo tässä vaiheessa. Käy referenssikohteissa, mikäli kandidaatilla sellaisia on. Painota valinnassa enemmän teillekin tulossa olevan ratkaisun käytössä olon aikaa kuin aikaa ennen sitä.
Kelpo sopimus antaa verrattoman raamin hankinnan onnistumiselle ja tekemiselle. Esimerkiksi yleiset IT-sopimusehdot toimivat runkona. Tingi vielä hinnasta ja sisällytä sopimukseen kohdat, joilla varmistat toimittajan sitoutumisen.
Osallista henkilöstö jo hankinnan alkuvaiheessa
Ota henkilöstö mukaan työhön alusta alkaen ja kasvavasti. Jos ratkaisuun satsaat 100 rahaa, käytä vielä 10 rahaa lisää perehdytykseen: saadut hyödyt tuplaantuvat.
Joskus kyse on vain siitä, vanhoja digiratkaisuita ei vain käytetä oikein. Uusia ei ole aina parempi. Mieti, onko vanhasta vielä tekoa. Vasta ratkaisun käyttö opettaa: poista havaitut typeryydet ja paranna jatkuvasti.
Hankintaan on olemassa oivia käytäntöjä. Lopputuloksen tulee olla tärkeämpi kuin menettelyn. Käytä byrokratiaa vain sen verran kuin on tarpeen.
Ja yksittäistä vippaskonstia ei ole olemassa. Digihankinnoissa onnistuminen on sarja oikeita valintoja, alkaen ideasta siihen asti, kunnes ratkaisusta luovutaan. Sinäkin onnistut.
Mikko Jauhonen
Artikkeli on alun perin julkaistu kamarikouluttaa.fi sivuston blogissa.
