Mitä todella tarvitsemme? Millainen järjestelmä toimii meillä? Tarjoavatko järjestelmät mahdollisuuksia, joita emme edes osaa ajatella?
Kuluvana vuonna jo viidellä asiakkaallamme on ollut tarve uuden toiminnanohjaus- (ERP) tai varastonhallintajärjestelmän (WMS) hankinnalle ja olemme saaneet olla mukana toteuttamassa selvitystä hankintoja varten.
Selvitystyössä on muodostunut toimiva vakiomalli. Oikean järjestelmän valintaa varten tarvitaan ymmärrys
– nykytilanteen ongelmista
– tavoitteista
– toimintaympäristöstä
– toiminnoista
– käyttötapauksista
– käyttäjistä
– tulevasta projektista
– odotuksista valittavalta ratkaisulta ja kumppanilta (valintakriteerit)
Selvitystyön tuloksena muodostuu selkeä, tarkoituksenmukainen tarjouspyyntö, jonka avulla asiakas saa oikeasisältöisiä, kattavia ja vertailukelpoisia tarjouksia.
Tarjouspyynnön laadinta onnistuu ripeästi, kun on siihenkin olemassa toimiva vakiopohja. Tyypillisesti tarjouspyyntö on Word-muodossa ja on pituudeltaan noin 8 sivua.
Hyvin laadittu tarjouspyyntö tuo merkittäviä etuja
Keskeisten käyttötapausten kuvaamisessa olemme havainneet näppäräksi keinoksi kuvata ne Exceliin. Taulukko sisältää rivit käyttötapausluokille (esim. mihin toimintoon liittyy), tärkeysasteelle (must- vai nice-to-have), sekä lisätiedoille.
Taulukon edut tulevat näkyviin, kun toimittajaehdokkaalle on varattu omat sarakkeensa vastauksille.
Eri osapuolien työtä helpottaa, kun
1) käyttötapaustoiveet on kirjattu auki – nyt saa toivoa
2) käyttötapaukset on luokiteltu tärkeyden mukaan – kaikkien ominaisuuksien ei tarvitse olla pakollisia
3) toimittajaehdokkaiden vastaukset ovat yhteismitallisia
4) tiedot ovat sarakkeissa, tieto on suodatettavissa
Ratkaisuvaihtoehtojen kartoituksessa apua on ollut Googlesta, verkostoista ja rutiinista. Referenssikohteisiin tutustuminen on erityisen hyödyllistä. Niissä oppii ja näkee aina uutta.
Ja aina on tarpeen vakavasti arvioida, tarvitaanko oikeasti uutta digiä vai pärjätäänkö vanhalla tai jopa ilman. Työympäristön visualisoinnilla voidaan toisinaan ohjata materiaalivirtoja paljon kätevämmin kuin digillä.
Paljonko asiantuntijan aikaa selvitykseen tyypillisesti kuluu?
3-5 päivän työllä tarve on selvä, tarjouspyyntö käyttötapauksineen on valmis, ratkaisu- ja toimittajaehdokkaat on saatu kartoitettua sekä parhaimmillaan oikea ratkaisu löydettyä.
Suoraviivaisesti kohti maalia. Jos teillä on suunnitteilla uusi ERP tai WMS, mutta ette tiedä, mistä aloittaa, olkaa meihin yhteyksissä 👍
