Toimivien johtamismallien merkitys on iso. Hyvin suunnitellulla hallinnolla asiat tapahtuvat. Huonolla ovat taas huonot jäljet tarjolla. Johtoryhmätyöskentelyssä jämäkkyys on paikallaan. Samalla byrokratiaa kannattaa käyttää vain sen verran, kuin on tarpeen.
Tehokkaan johtoryhmätyöskentelyn muistilista
Lean 5S on alun perin japanilaisten kehittämä menetelmä siisteyden ja järjestyksen ylläpitoon. 5S:n avulla tilat saadaan kuntoon pysyvästi. Parannus toteutetaan viiden askeleen kautta seuraavasti:
Alla kiteytyksiä, mitä sujuvaan johtoryhmätyöskentelyyn osana johtamismallia tulee.
1. Valmistautuminen.
Jokainen laatii osaltaan esityksensä, tallentaa sen osallistujille luettavaksi yhteiseen työtilaan 24 h ennen kokouksen alkua. Ja jokainen lukee myös muiden aineistot etukäteen.
2. Kokouksella asialista, joka kaikilla tiedossa.
Kohta ”Muut asiat” asialistan viimeisenä, jossa enemmän tilaa vapaalle keskustelulle ja rönsyilylle, mikäli aikaa jää. Kaikkia asioita ei kannata käydä joka kerta. Kuukausi- ja vuosikello tueksi asialistasuunnitteluun.
3. Kokouksen aloitus aikataulussa.
4. Kokouksella puheenjohtaja ja sihteeri.
Puheenjohtaja avaa esitysaineistot näytölle. Sihteeri kirjoittaa muistion suoraan kokouksen aikana. Toimivat työparina. Jos kyseessä kokous samassa fyysisessä tilassa (ei etäkokous), kenelläkään muulla ei ole läppäri auki eikä puhelimia selata ilman perusteltua syytä.
5. Asialistan ensimmäisenä kohtana edellisen muistion läpikäynti.
Tarkistus, että sovitut asiat on tehty. Jos ei, sihteeri kirjaa uuteen muistioon tehtävän uudelleen. Näin sovitut asiat eivät unohdu ja sovittuihin asioihin on takaisinkytkentä.
6. Tilannekuvan esittely vain tarvittavilta osin.
Ei luetella selviä asioita. Painotus poikkeamissa ja onnistumisissa ja päätöstarpeissa.
7. Päätösten tekeminen.
Kokousajasta merkittävä osa poikkeamien tunnistamisessa, päätöksissä ja tulevaisuudessa, ei menneisyydessä. Ennakkoon laaditut selkeät päätösesitykset nopeuttavat. Muistioon kirjaukset tehdyistä päätöksistä ”Päätimme, että”, sekä vastuut ja aikataulut.
8. Yhteisymmärryksen hakeminen, arvostus ja yhdessä ”viisastuminen”.
Viisaus ei pesi yksissä päissä. Tärkeämpää pitää olla, mitä sanotaan kuin kuka sanoo. Tavoitteena löytää kokonaisparas. On paikallaan luoda kokouskulttuuri, mikä hyväksyy erilaiset näkemykset ja kritiikin. Ja jokaisen on tarpeen hyväksyä, että tarvitaan päätös, joka sulkee aina joitakin näkemyksiä pois. Matka jatkuu.
9. Palaverin päätös ajoissa.
Jos palaveri venyy, toimintatapojen tarkistus ja korjaus.
10. Muistion lähetys heti osallistujille.
Itsestään selvyyksien kirjoittaminen muistioon on ajanhukkaa. Muistiossa painotus lähinnä vain päätöksissä. Pitkiä muistioita ei kannata tehdä, koska esitysaineistot ovat erikseen tallessa työtilassa ja kokouksen tavoite on ennen kaikkea tehdä päätöksiä, ei muistella menneitä.
11. Muistion tarkistus.
Jokainen tarkistaa muistion. 24 h tunnin sisällä kommentit sihteerille, jos muistiossa huomautettavaa tai korjattavaa. Muuten mennään kirjoitetulla. Sanokoon nyt tai vaietkoon iäti.
Byrokratialla on vain välinearvo. Todellinen arvo syntyy vain siitä, mistä asiakas maksaa. Jos pystymme tuottamaan asiakasarvon yhtä hyvin tai paremmin ilman kokouksia, ne kannattaa viivata yli.
