Projektin johtaminen – näin onnistut

Voiko projekteissa onnistua?

Projekteista meillä on monenlaisia kokemuksia. Ne vaihtelevat erinomaisten ja hyvien, sekä huonojen ja luokattomien välillä. Jotkut meistä pettymysten jälkeen kysyvät, voiko projektin johtamisessa ikinä onnistua?

Näkemykseni on, että kyllä voi ja monestikin. Se vaatii osaamista ja kovaa työtä. Kuvaan jäljempänä joitakin keskeisiä näkökulmia ja projektin vaiheita- ja kerron miten projektit johdetaan onnistuneesti maaliin.

Projektin kultainen neliö - tavoitteet ja mittarit

Määrittele projektin tavoite ja tee suunnitelma

Projektilla tulee aina olla selkeä tavoite. Tavoite kuvaa, mikä ongelma projektin avulla halutaan ratkaista tai minkä mahdollisuuden se sisältää.

Tavoitteiden lisäksi projektinhallinnan ytimessä ovat toimenpiteet, talousasiat ja aikataulu. Projektisuunnitelmaan on syytä kuvata pääasialliset toimenpiteet, joilla tavoite saadaan aikaan. Tunnista toimenpiteet ja osita ne sopivan kokoisiin osiin.

Tee kannattavuuslaskelma

Tunnista kertaluonteiset ja jatkuvat kustannukset ja sekä hyödyt, mitä projektilla saadaan aikaan. Tee kannattavuuslaskelma. Ole realisti, mitoita saavutettavat hyödyt siten, että jaat saamasi summan luvulla kaksi tai kolme. Vastaavasti kustannukset kerro luvulla 1,5 tai kaksi. Hyödyt tulevat yleensä vaiheittain, vaiheista myös ne. Esimerkiksi joissakin investoinneissa on ylösajoaika: ensimmäisenä vuonna saavutetaan 70 % kapasiteetista, seuraavana vasta tavoitellut loput 100 %.

Joillakin rahat ovat loppuneet kesken. Eräs kaupan alan yritys meni yrityssaneeraukseen epäonnistuneen ERP-hankkeen takia. Tarinoita riittää.

Määrittele projektin aikataulu ja resurssit

Aikatauluta tehtävät pääkohtien mukaan. Tunnista se kriittisenä polkunakin tunnettu peräkkäisten tehtävien ketju, joka määrittää projektin keston. Sama inhorealistisuusvaade kuin kustannuksissa koskee aikataulua, useimmiten kannattaa määrittää pelivara.

Määritä henkilöt ja resurssit, mitä projektin toteuttaminen vaatii. Varmista, että henkilöt ovat saatavilla ja ennen kaikkea, että vastuualueet ovat selvät.

Kirjaa suunnitelma yksinkertaisimmillaan yhden sivun kokoiseen projektikorttiin tai laadi kattavampi projektisuunnitelma. Ja se vinkki: jos tavoite on epäselvä tai projektin kannattavuus on heikko, lyö rastit päälle. Suosin sanontaa: ”Halvin projekti on huono idea, jota ei aleta toteuttamaan.”

Projektisuunnitelman sisältö
Projektikortti - projektisuunnitelma yhdellä sivulla A4

Projektinhallinta – vie projekti läpi määrätietoisesti

Kun projektinhallinnan valmistelutyöt on tehty, on aika käydä toimeen ja aloittaa projektin johtaminen. Käytä byrokratiaa vain sen verran kuin on pakko ja vie projekti läpi määrätietoisesti. Tarvittaessa voit tilata myös esimerkiksi kokeneen ulkoisen projektipäällikkön.

Projektin johtamisessa pätevät samat säännöt kuin muussakin esimiestyössä. Projektipäällikön tehtävä on näyttää suuntaa ja toimia ryhmänsä sujuvan työn mahdollistajana.

Luo ihmisille innostava kuva tavoitteesta ja tekemisestä, osallista ihmiset. Jaa työtä, viesti selkeästi ja luota. Anna sopivasti tilaa tehdä kunkin työtä omalla tavalla.

Projektinhallinnassa on erittäin paljon hyötyä kolmitasoisesta organisoinnista: projektin ohjaus, projektipäällikkö, projektiryhmä. Näiden keskinäiset valtuudet ja vastuut on syytä olla selkeät. Tehokas ja asian tasalla oleva ohjausryhmä kyllä tekee päätöksiä, projektipäällikön tehtävänä on valmistella ne päätöksentekoa varten. Projektiryhmä on tuottava, kun tekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan. Tästä hyvä esimerkki on referenssimme Mäkelä Alu Oy, jossa osaamiset ja vastuut loksahtivat mainiosti kohdalleen.

Seuraa tilannetta ja puutu poikkeamiin. Puhu suoraan. Tarvittaessa vaihda tekijöitä. Kaikki eivät sovi joukkueeseen, mutta anna mahdollisuus jokaiselle henkilöön katsomatta.

Tee projektin loppuraportti ja arvioi onnistuminen

Hyvään projektinhallintaan kuuluu projektin päättäminen. Yhtä tärkeää kuin aloittaminen, on lakkauttaa projekti. Monella on huonoja kokemuksia siitä, että projekteja ei koskaan päätetä vaan tilalle tulee uusia. Laita loppu epämääräisille projektien hiipumisille, sovi ohjausryhmän kanssa projektin päättymisestä ja tee projektin loppuraportti.

Muutoksen loppuunsaattamisessa yksi oleellisimmista oivalluksista on projektiorganisaation ja lopullisen kohdeorganisaation hallittu vastuunvaihto. Nyrkkisääntönä on, että tee projektiorganisaatio tarpeettomaksi mahdollisimman nopeasti. Esimerkkejä tästä on osallistaa kohdeorganisaation henkilöstöä työhön alusta asti ja kasvavasti, jolloin haltuunotto sujuu mahdollisimman pienillä vaivoilla.

Arvioi loppuraportilla projektin onnistuminen ja tee jälkilaskelma. Siis mikä? Jälkilaskelma, jossa arvioidaan se todellisuus, pitikö alkuperäinen kannattavuuslaskelma paikkaansa. Anna lukujen kertoa tarinansa.

Virheistä oppii. Kerran kuulin eräästä IT-päättäjästä, joka halusi palkata vaativiin tehtäviin vain sellaisia projektipäälliköitä, jotka ovat epäonnistuneet aiemmin. Omiakin kokemuksia epäonnistumista on – useita.

Organisaation haltuunotto kaavio - henkilöstön osallistuminen

Asiantuntija ei ole välttämättä projektiasiantuntija

Projektipäällikkö on ammatti, ei toimenkuva. Moni erehtyy ylentämään taitavan, mutta uuteen toimeen haluttoman asiantuntijan projektipäälliköksi samalla tarjoten palkankorotusta. Useimmiten menee pieleen, sillä asiantuntija ei ole välttämättä projektiasiantuntija.

Oiva projektinhallinta vaatii päälliköltä osaamis- ja käytöspätevyyksiä. Kirjo on laaja ja sertifiointiorganisaatioista saa hyvää viitekehystä osaamisen arviointiin ja parantamiseen.

Sopivista asiantuntijoista tulee kouluttamalla hyviä projektipäälliköitä ja kokeneitakin on tarjolla. Omasta kokemuksestani voin sanoa, että projektinjohto onnistuu sekä työntekijänä, että palveluntarjontaan keskittyvän yrityksen toimesta. Kokemus on valttia, tehostaa työtä ja mahdollistaa osa-aikaisenakin tekemisen verokorttia helpommin.

Projektinhallinta muistuttaa kymmenottelua. On hallittava useita erilaisia osa-alueita pärjätäkseen. Ketju on usein yhtä heikko kuin sen heikoin lenkki. Mutta projektit on saatavissa onnistumaan, lukuisista sellaisista kokemusta on. Menoksi vain.

Organisaation haltuunotto kaavio