Hankinnan keinot talouden sykleissä

Hankintaprosessit voivat kohdata useita haasteita haastavina aikoina, kuten taloudellisen kriisin, pandemian tai globaalin häiriön vuoksi. Hankinnan merkitys huomataankin usein liian myöhään, vasta kriisin aikana, kun osia puuttuu tai ostohinnat nousee hallitsemattomasti. Hankintatyö on pääosin ennakointia. Erityisen tärkeää ennakointi on talouden syklejä vastaan. Parhaassa tilanteessa yritysjohto tunnistaa syklit ajoissa, hankinta on resursoitu riittävästi ja organisaatio pystyy yhteistyössä varautumaan talouden syklien haasteisiin.

Tässä muutamia yleisiä haasteita, joita yritys kohtaa talouden syklien vaihtuessa:

1. Nousukauden yleisiä haasteita
   
   • toimitusaikojen pidentyminen on varmasti yleisin haaste. Tilanne on ennakoitavissa puskurivastoilla ja sopimuksilla, mikäli tilanteeseen reagoidaan riittävän ajoissa.
     
   • Kustannusten nousu: taloudelliset muutokset voivat nostaa raaka-aineiden ja muiden välttämättömien tuotteiden hintoja, mikä vaikeuttaa yrityksen talouden hallintaa.
     
   • Laatuhaasteet, jotka saattavat johtua toimittajien vaihtamisesta, kiireisistä aikatauluista, henkilövaihdoksista tai kiireessä tehdystä työstä ja vähäisestä laadunvarmistuksesta.
     
   • Toimitusketjujen häiriöt. Kun logistiset ketjut ovat täynnä, pienikin häiriö sekoittaa pahemmin, kuin matalasuhdanteessa. Tästä muistamme esimerkin 2021, kun Ever Given laiva juuttui Suezin kavavaan kuuden päivän ajaksi, josta aiheutui kertautuvat ongelmat globaaliin logistiikkaan.
     
   • Yhteistyö alihankkijoiden kanssa saattaa alkaa rakoilemaan. Nousukaudella kuullaan puhetta asiakkaiden valikoimisesta ja luokittelusta. Hintoja nostetaan enemmän, kuin olisi tarpeen. Pitkäjänteinen yhteistyö ja molemminpuolinen sitoutuminen yhteistyöhön ennakoi parhaalla tavalla vaihtuvia tilanteita.
     
   • Myös vastuuhenkilöiden vaihtuvuus on vilkkaampaa nousukauden aikana. Jokainen vaihdos aiheuttaa paikallisia häiriöitä ja pitkään jatkuneen työsuhteen mukana häviää aina jonkin verran hiljaista tietoa. Tähän yrityksen kannattaa varautua järjestelmien ja prosessien laadukkaalla ylläpidolla.
     
2. Matalasuhdanteen haasteita
   
   • Sekä päämiesten, että alihankkijoiden taloudelliset haasteet saattavat eskaloitua etenkin, jos kaikilla ketjun tai verkoston toimijoilla on haasteita samanaikaisesti. Alihankinta parhaimmillaan tasoittaa, mutta maailma on nykyisin niin avoin, että suurin osa toimialoista on haasteissa samaan aikaan, eikä alihankkijallakaan ole paremmin menestyviä asiakkaita, jotka kannattelevat haastavien aikojen yli.
     
   • Poikkeavat tilanteet, kuten pandemia tai sodat, saattavat aiheuttaa merkittäviä muutoksia toimitusketjuissa. Myös lainsäädäntöä voidaan muuttaa erityistilanteissa normaalia nopeammin.
     
   • Varastossa väärää tavaraa. Varastoihin sitoutunut pääoma nähdään mahdollisuutena, mutta pääoman vapauttamisessa varasstoista piilee riski. Kun liiketoiminta lähtee jälleen kiihdyttämään, tavaran toimitusajat pitenevät jälleen ja puskurivarastot, joista pääomat on vapautettu haastavana aikana, olisivat jälleen tarpeen. Näiden syklien ennakointi ja erityisesti kriittiseksi muodostuvien tuotteiden tunnistaminen ajoissa ovat tärkeitä tekijöitä tehokkaan valmistuksen ylläpitämisessä piristyvän suhdanteen aikana. Pääoman vapauttaminen varastosta on erittäin hyvä keino, kunhan nousun riskit huomioidaan.
     
   • Pääomaa sitoutuu myös muulla tavoin, kuin varastoon. Vuokra- ja leasingsopimukset, sekä muut pitkäaikaiset sopimukset tulisi tarkastella läpi, ettei niistä muodostu varastoakin suurempaa haastetta matalasuhdanteessa. Usein nämä sopimukset nähdään mahdollisuuksina vasta haasteisiin jouduttua. Kuten yksityisessä taloudessakin, samoin yrityksen taloudessa monet haasteista johtuvat omista valinnoista.
     
   • Resursseja karsitaan. Houkutus sopeuttaa myös hankintaa, vaikka matalasuhdanteessa olisi mahdollisuudet parhaalla tavalla valmistautua tulevaan nousuun, sekä löytää kilpailukykyiset toimijat. Hankintastrategiassa kannattaa ottaa kantaa rytmitykseen, jolla verkoston kehitystä tehdään.

Tärkeintä on ennakointi!

Tässä vain muutamia esimerkkejä erilaisista talouden syklien esiin nostamista haasteista. Hankinnan haasteiden voittamiseksi on tärkeää tehdä ennakoivaa suunnittelua, ylläpitää hyviä suhteita toimittajiin ja käyttää tehokkaita riskinhallintastrategioita, sekä kattavia sopimuksia. Riippuu yrityksen tilanteesta, toimialasta ja koosta, millaisin keinoin sykleihin valmistaudutaan. Ison ja pienen yrityksen päätöksissä on suuri ero. Isossa volyymissa vain prosentin säästö voi olla satoja tuhansia euroja, kun taas pienissä hankinnoissa pienet prosentit eivät tunnu merkittäviltä. Toisaalta pienessä yksittäiseen hankintaan käytetty aika ja resurssit voivat yllättää ja säästetty rahamäärä on paljon oletettua merkityksellisempää yrityksen taloudelle. Poikkeuksetta valmistautuminen ja hyvä hankintastrategia auttavat talouden sykleissä. Ostopäällikkö-indeksi ei syyttä ole yksi suosituimmista seurannan välineistä. Ostajia ja omaa toimittajaverkostoa kannattaa kuunnella ja ottaa indeksit jatkuvaan seurantaan. Päivän uutisten pohjalta reagointi on liian myöhäistä.

Tommi Mäki, Johtava asiantuntija Tehos Oy