Monessa työpaikassa 5S on ensimmäinen askel, jolla Leania lähdetään soveltamaan. Yksi keskeisimmistä syistä on menetelmän käytännönläheisyys. 5S:n hyödyt ovat ilmeiset. Tulokset ovat havaittavissa arjen työn sujuvuuden ja turvallisuuden paranemisena. Olemme todenneet sen kymmenien asiakkaidemme kohdalla.
Silti isommissa työyhteisöissä on henkilöitä, jotka eivät koe saavansa siisteydestä ja järjestyksestä hyötyä. Asia ilmenee vaikenemisena, jarrutteluna ja näkyvänä vastustuksena. Missä oikein on vika, miten tilanne tulee kohdata?
Olemme Tehoksella miettineet kysymystä useasti. Menetelmänä 5S on itsessään yksinkertainen ja helposti miellettävä. Pelkkä menetelmäosaaminen ei riitä, vaan tarvitaan syvällisempää ymmärrystä ihmisestä ja yksilöstä. Kysyimme Mirjami Kirjoselta miten voimme ymmärtää ihmistä muutoksessa entistäkin paremmin. Mirjami toimii johdon ja tiimien valmentajana Lajina Mieli Oy:ssä (https://lajinamieli.fi) ja vastasi kysymykseemme näin.
Tunteet vievät sylttytehtaalle
Uuden edessä ajatukset ja tunteet ovat moninaiset, puolesta ja vastaan. Vastustavat ajatukset ja tunteet näkyvät joskus käyttäytymisenä, joka sitten koetaan ongelmaksi. Entä jos vastustus onkin vain luonnollinen ilmiö muutoksessa? Ja mikä tärkeämpää, entä jos työnjohtajana oppisit toimimaan tämän ilmiön kanssa hyödyllisellä tavalla?
Usein muutos aiheuttaa epävarmuutta esimerkiksi omasta onnistumisesta tai pelkoa omasta kyvystä selviytyä uusista tehtävistä. Pelko, epävarmuus tai ahdistus saavat meidät välttelemään asioita. Tämä voi näkyä työtehtävien välttelynä, puhumattomuutena tai jopa aggressiivisena vastustamisena.
Nämä inhimilliset tunteet lokeroidaan valitettavan usein muutosvastarinta-nimisen otsikon alle. Samalla menetetään tärkeä tilaisuus käsitellä juuri niitä asioita, jotka lopulta voivat olla avain todelliseen muutokseen. Entä jos kielteisenä koettujen tunteiden tehtävänä onkin kertoa sinulle, että jokin ihmisten ajatuksissa ja kokemuksessa oleva este kaipaa keskustelua?
Pysähdy hetkeksi ja keskustele
Sen sijaan, että reagoisit työnjohtajana näkyvään käyttäytymisen, pysähdy uteliaasti tutkimaan ajatuksia niiden takana. Auta työntekijää sanoittamaan kokemaansa tilannetta.
Keskustele esimerkiksi näistä:
- Miten työt järjestyksen osalta sujuvat?
- Mitä 5S:ssä on hyvää ja mitä epäröit?
- Mitä kysymyksiä sinulla on noussut 5S:n käytössä arjessa?
- Miten koet työpisteesi tavarasta luopumisen?
- Millainen työpiste olisi kannaltasi paras?
- Mitä ajatuksia uudet toimintatavat herättävät sinussa?
- Mikä helpottaisi työn aloittamista?
- Millaista apua kaipaisit muutoksessa ja keneltä?
Työpaikallakin on tärkeä muistaa, että käytös on aina oire jostakin. Työnjohtajana toimit hyödyllisellä tavalla, kun autat työntekijää rauhoittumaan ja jäsentämään ajatuksensa työn jatkamiseksi. Keskustelemalla vahvistat myös työntekijän hallinnan tunnetta, arvostuksen kokemusta ja luottamusta omiin kykyihin. Lyhyenkin keskustelun aikana voit huomata, että tunteen rinnalle on tullut myös järki. Lyömätön yhdistelmä.
