Tilaus-toimitusketjun tehostamista on mahdollista tehdä yksittäisissä ketjun solmukohdissa. Suomalaisten varastojen ja tehtaiden sisäisessä logistiikassa piilee merkittävä säästöpotentiaali. Logistiikan perustehtävänä on tuottaa asiakkaan haluama palvelutaso mahdollisimman edullisesti. Tavoite on kristallinkirkas, vai onko? Logistiikan tehostamisessa keskeistä on tunnistaa ensiksi asiakastarve. Mitä tavaraa asiakas haluaa, milloin ja miten toimitettuna. Kaikki toiminta rakentuu tarpeen pohjalle. Mikäli asiakastarpeenne on kiteyttämättä, selkiytä se. Kirjoita asia ylös huoneentauluksi. On lukuisia yrityksiä, jotka tarjoavat asiakkaalle selkeän palvelulupauksen esimerkiksi toimitusajasta. Jalojen päämäärien keskellä on syytä ottaa huomioon, mistä asiakas on valmis maksamaan ja mistä ei. Kun asiakastarve on selvä, katseet voi kohdistaa toiminnan kustannustasoon.
Tee PDCA-mallin avulla strategia ja vuosisuunnitelma
Mistä eri tekijöistä kustannukset koostuvat, mikä on suoriutumisen taso ja millä tekijöillä säästöjä aiotaan hakea? Tohtori W. Edwards Deming kehitti nelivaiheisen PDCA-kehitysmallin, joka on sovellettavissa sisälogistiikan tehostamiseen. Vaiheet ovat suunnittelu (Plan), tekeminen (Do), mittaaminen (Check) ja reagointi (Act). Asiakastarpeen pohjalta on mahdollista laatia (Plan) sisälogistiikkastrategia ja vuosisuunnitelmat, joilla tasoloikka tehdään. Nykytilaa, kilpailijakentän muutosta ja tulevaisuuden tahtotilaa kannattaa tarkastella ennakkoluulottomasti. Parhaimmillaan strategisten toimenpiteiden kartta sekä vuosisuunnitelmat mahtuvat kumpikin yhdelle A4:lle. Käytännönläheisyys on tärkeintä ja jokaista yksityiskohtaa ei kannata avata. Toteutusvaiheessa (Do) tiputetaan yksi asia kerrallaan toteutetuksi. Selkeät nopeat toimenpiteet kannattaa teetättää työn parhailla osaajilla eli työntekijöillä. Isommat ja haastavimmat muutokset kannattaa asettaa selkeiksi projekteiksi. Teknisillä ratkaisuilla on saatavissa aikaan säästöjä. Joskus riittää pelkkä toimintatapamuutos: ”jatkossa teemme kaikki näin”. Valintoja tehtäessä hinta-laatusuhde on ratkaiseva. Kallein ei ole aina paras. Suorituksen mittaamisessa (Check) näkökulmina ovat minimissään asiakas, kustannukset ja tehokkuus. Mittaristossa vähemmän on enemmän päätöksiä varten. Vastaavasti voit käyttää tilastollisia analyysejä sekä työnmittausta, kun tarvitaan perusteellista tutkimusta. Projektien edistymistä on syytä mitata erikseen: tilanneraportit ja jälkilaskelmat ovat hyviä. Tilanteeseen reagointi (Act) on yksinkertaisten korjausliikkeiden tekemistä työn edistyessä. Koko henkilöstö kannattaa ottaa mukaan jatkuvaan parantamiseen. Kun tavoitteet on saavutettu, osoita henkilöstölle seuraava. Sisälogistiikan säästöt syntyvät tekemällä asioita kerralla oikein, yksi kerrallaan.
Mikko Jauhonen, Tehos Oy
