”Kyllä meillä on sovittu, että jäljet siivotaan.” 😀
Kuulostaako tutulta? Entä se, että käytännössä jälkiä ei siivota? 😠
Oleellisia tarkentavia kysymyksiä alun lainaukseen ovat:
🔸 kuka?
🔸 mitä?
🔸 milloin?
🔸 miten?
🔸 miksi?
Rutiinien puuttuminen tehtaissa ja varastoissa
Monet ovat lähteneet soveltamaan Lean 5S:ää tehtaissa, varastoissa, toimistoissakin. Henkilöstö sai alustuksen työhön. Työympäristökin tuli kuntoon. Tapahtui muutos selvästi parempaan. Ja sovittiin, että henkilöstö siivoaa jäljensä.
Mutta sitten tilanne vähitellen heikkeni ja lopulta romahti. Miksi?
Passiivissa tehty ympäripyöreä määre, että ”siivotkaa” ei johtanut muuhun kuin sekasotkuun.
Syitä ovat seuraavat:
🔸 selkeitä vastuita ja vastuualueita ei määritelty – yhteisvastuu = ei kenenkään vastuu
🔸 on jätetty kirjoittamatta auki, mitä tarvitsee alueella käytännössä tehdä
🔸 on jätetty määrittelemättä edellä mainituille tehtäville, mitä päivittäin, viikoittain, kuukausittain ja harvemmin tulee tehdä
🔸 on avaamatta, miten työ tulisi tehdä ja varmistamatta, millä välineillä
🔸 on oletettu, että henkilöstö tietää, miksi koko hommaa tehdään (hyödyt, merkitys), miksi ylläpitorutiinit ovat tärkeitä ja työntekijöitä ei ole otettu mukaan suunnittelutyöhön
Lisäksi ongelmana helposti on, että Lean 5S mielletään siivoukseksi. Lean 5S:n soveltamiseen kuuluu myös siivoaminen, mutta missään nimessä ei pelkästään ja pääsääntöisesti. Tavoitteena on parantaa työn virtausta, lisätä arvoa lisäävän työn osuutta työajasta, parantaa työergonomiaa ja työturvallisuutta, tuotteiden ja palveluiden laatua.
Mitä asialle pitäisi tehdä? Vakioi rutiinit (S4)
Paluu teoriaan. S4 = standardisoi. Eli tässä kohtaa vakioi rutiinit
🔸 määritä selkeät aluerajat – kiinteistön joka neliölle
🔸 määritä alueille vastuut ja vie vastuu mahdollisimman paljon yksilötasolle
🔸 yhdessä työntekijöiden kanssa määrittele tehtävät, taajuudet sekä välineistö ottaen työympäristön vaatimukset huomioon
🔸 tulosta rutiinit nähtäville työpisteisiin (yksi A4)
🔸 varaa henkilöstölle aikaa suorittaa tehtävät
🔸 sovi, että työntekijät suorittavat ja lisäksi kuittaavat rutiinit
🔸 käy listat määräajoin esim. vuosittain läpi, jotta ne ovat ajan tasalla ja vastaavat tarpeita
Esimerkki rutiinilistasta
✈ Miten esimerkiksi lentokoneiden lähdössä. Annetaanko lentäjille ja henkilöstölle yleinen määre, että ”varmistakaa nyt vaan, että kone on valmis lähtöön”?
Ilmailussa on käytössä yksilöidyt tarkastuslistat ja vakioidut rutiinit. Nämä ovat osa itsestään selvää turvallisuuden kulttuuria ja sen mukaan tulee jokaisen toimia mistään tinkimättä.
📈 Entä myynnissä? ”Myykää!” Tulokset kenties paranevat, jos määritämme: mitä, kenelle, minkä verran (tavoite), kuka, miten. Ja niin edelleen.
Työympäristön järjestykseen ja siisteyteen harvoin liittyy ilmailua vastaavia turvallisuusriskejä tai että yrityksen kannattavuus romahtaa myynnin sekoillessa. Mutta tilanne on molemmissa ja kaikkialla sama: sovitut ja vakioidut rutiinit edesauttavat, että tavoitteet toteutuvat.
Olisko vihdoin aika määrittää yksilöidyt rutiinit? 📝
Lue lisää Lean 5S -palveluistamme ja ota yhteyttä.
Tehos Oy, Mikko Jauhonen
