Julkisella puolella pienissä kunnissa on yleensä niukat mahdollisuudet tehdä laatu- ja prosessikehitystä resurssipulan vuoksi. Järvi-Saimaan Palvelut sai tähän kuitenkin oivallisen tilaisuuden kaksivuotisen EU-kehityshankkeensa myötä. Tehos pääsi mukaan hankkeeseen jo alkuvaiheessa voitettuaan kilpailutuksen, jonka tavoitteena oli tehostaa Järvi-Saimaan Palvelut Oy:n arjen prosesseja työmaavalvonnassa ja rakennuttamisessa.
Projektitoiminnan kehittäminen paransi hanketietojen läpinäkyvyyttä ja tiedostojen löydettävyyttä merkittävästi
Lähtötilanteessa noin kymmenhenkisellä tiimillä ei ollut yhdessä sovittuja käytänteitä esimerkiksi tiedostojen tallentamiseen ja siirtämiseen: osa tiedostoista sijaitsi verkkolevyillä, osa taas henkilökohtaisissa kansioissa.
– Tietojen löydettävyys oli hankalaa ja ylipäätään aikaa vievää, kun raskaita liitetiedostoja palloteltiin sähköpostitse. Nyt työskentelytapamme on tässäkin vakioitu: kaikki tallentavat tiedostot yhteen järjestelmään, josta löytyy helposti ajantasaisin dokumentti, kuvaa Järvi-Saimaan Palvelut Oy:n toimitusjohtaja Jyri Eskelinen, joka kuului hankkeen ohjausryhmään.
Erityistä kiitosta Järvi-Saimaan palveluiden asiakkaat ja kunnan päättäjät ovat antaneet hankkeen myötä syntyneille hankelistalle ja hankekortille. Eskelisen mukaan julkisella sektorilla näkee usein liian suppeita hankekuvauksia, joissa on mainittu vain hankkeen nimi ja ajankohta:
– Kortit kaivetaan aina esille, kun hankkeista tarvitaan nopeasti ja ytimekkäästi tietoa. Nykyään jokaisesta hankkeesta tuotetaan meillä hankekortti, johon kirjataan hankkeesta tärkeimmät tiedot, kuten sen tavoitteet. Hankelista avaa taas läpinäkyvästi hankkeiden kokonaisuutta huoneentauluna, Eskelinen summaa.
Kaikki projektiin liittyvät dokumentit säilytetään nykyään projektipankissa, joka kokoaa kaikki projektiin liittyvät asiat yhteen. Uudella liikennevalomallilla taas seurataan erillistä hankesalkkua, joka koostuu 60–70 hankkeesta, joiden arvo on yhteensä 19 miljoonaa euroa.
– Liikennevalomalli auttaa huomamaan ajoissa esimerkiksi sellaiset projektit, jotka ovat jäljessä aikataulusta. Silloin on hyvä kaivaa esiin taas hankekortti, jotta nähdään tarkemmin, missä mennään hankkeen edistymisessä, Eskelinen kertoo.
Konkreettinen ja helposti lähestyttävä työote innosti tiimin kehittämään
Eskelinen kuvaa Mikko Jauhosen työotetta konkreettiseksi ja huomioivaksi. Sillä oli myös suuri vaikutus projektin onnistumiseen:
– Mikko kuunteli ja kyseli paljon ja sai sen avulla voitettua tiimin luottamuksen. Hän myös kyseenalaisti ja kysyi vastaväitteiden kohdalla ”miksi ei?” Yhdessä pohtimalla ja kahdenkeskisillä keskusteluilla hän sai aikaan hedelmällistä jälkeä.
Eskelinen kannustaa muitakin julkisen sektorin toimijoita tarttumaan toimeen ja muuttamaan rohkeasti toimintatapojaan, jos jokin ei toimi. Loppujen lopuksi arjen prosessien muutoksissa on hänen mukaansa kyse varsin yksinkertaisista asioista.
– Ensin sovitaan, miten asiat hoidetaan ja sitten vain noudatetaan tätä suunnitelmaa, Eskelinen naurahtaa.
Kehityshanke loppui keväällä. Eskelisen mukaan paras jäljelle jäänyt asia oli pysyvä muutos tiimin toimintatavoissa:
– Vaikka projekti on nyt valmis, siitä jäi meille jotain hyvin pysyvää, nimittäin jatkuvan parantamisen malli. Tehoksen Mikko ei tuonut väkisin valmiita malleja, vaan sai meidän porukkamme aidosti kehittämään. Hän sytytti meidän työyhteisössämme kipinän kehittämiseen! Eskelinen iloitsee.
