Suurin osa Konttiin tulevista tavaroista on yksityisten ihmisten lahjoituksia, joten tavaroiden alkulajittelulla on myymälöissä tärkeä rooli. Alkulajittelussa lahjoituksena tulleet tavarat lajitellaan osastoittain ja myyntikelvottomat tavarat siirretään kierrätykseen. Tavarat siistitään ja tekstiilit höyrysilitetään, jonka jälkeen ne siirretään hinnoittelun jälkeen myymälän puolelle. Kontissa haluttiin päivittää tuotantoprosessi ja ottaa samalla käyttöön Lean-filosofian mukainen 5S-toimintamalli, jonka avulla tuotantotiloista saadaan siistit ja toimivat, mikä edesauttaa myös työn sujuvuutta ja tuottavuutta.
”Haemme uudella toimintamallilla joustavuutta – meidän pitää pystyä toimimaan tilanteessa, kun tavaraa tulee paljon ja toisaalta osata reagoida myös toiseen suuntaan, kun tavaraa tulee vähemmän. Emme pysty juurikaan säätelemään sitä, paljonko meille tulee lahjoituksia, mutta 5S-toimintamalli on tässä hyvä apu. Se kannustaa proaktiiviseen toimintaan ja ennakoiviin toimenpiteisiin, joilla voidaan varautua muuttuvaan tavaravirtaan”, kertoo Kontin logistiikkapäällikkö Teemu Nyström.
5S-toimintamallin pilottikohteena Joensuun Kontti-myymälä
5S-toimintamallin käyttöönotossa yhteistyökumppaniksi valikoitui Tehos. ”Lean- ja 5S-maailmassa on paljon erilaisia palveluntarjoajia ja hyödyllisiä oppaita, joiden avulla toimintamallin käyttöönottoa voi kokeilla itsenäisesti. Emme olisi kuitenkaan uskaltaneet valita kumppania pelkkien mainospuheiden perusteella. Tiesimme jo etukäteen, että Tehoksen lähestymistapa on käytännönläheinen, konkreettinen ja erittäin aikaansaava”, Nyström kuvailee.
Muutosta päätettiin pilotoida Joensuun Kontti-myymälässä, jossa tuotantotiloihin oli juuri saatu pitkään kaivattua lisätilaa. 5S-projekti alkoi Joensuussa toukokuussa 2021. Tehoksen toimitusjohtaja Mikko Jauhonen kävi tutustumassa Kontin toimintaan ja projektin tavoitteet käytiin yhdessä läpi. Koko Joensuun Kontin henkilökunta koulutettiin 5S-toimintamalliin, jonka jälkeen ryhdyttiin tekemään konkreettisia muutoksia. Jauhonen kävi yhdessä henkilökunnan kanssa läpi turhan tavaran tunnistamista, poistamista ja merkitsemistä. Kun saatiin valmiiksi muutama esimerkkikohde siitä, millainen on 5S-toimintamallin mukainen työpiste tai kokonainen työalue, oli muutoksia helppo lähteä viemään osasto osastolta eteenpäin.
”Kesä on aina haastavaa aikaa toteuttaa isoja muutoksia, mutta Tehoksella on tähän erittäin toimiva konsepti. Toki joensuulaiset itse ovat muutoksen viime kädessä toteuttaneet – se on kovaa tekemistä, mutta koko ajan yhdessä seurattiin projektin etenemistä, pidettiin tilannekatsauksia ja suunniteltiin askelmerkkejä eteenpäin”, Nyström kertoo.
Viimeinen auditointi pidettiin elokuun lopussa 2021. Jatkuva seuranta on kuitenkin tärkeässä roolissa muutoksen ylläpidossa ja Kontissa pidetäänkin 5S-tarkastuksia viikoittain. Tarkastusten avuksi heillä on tehty oma mobiilisovellus, jolla tarkastuskierrosten huomiot ja mahdolliset korjaustoimenpiteet on helppo kirjata ylös.
Visuaalinen työympäristö helpottaa arkea ja perehdytystä
5S-toimintamalli on helpottanut paitsi työntekijöiden arkea, myös uusien työntekijöiden perehdytystä.
”Työllistämistoiminta on tärkeä osa Kontti-myymälöiden toimintaa. Joensuun Kontissa työskentelee kuusi vakituista työntekijää, joiden lisäksi meillä on 30–40 määräaikaista työntekijää. Määräaikaisten työsuhteiden kesto vaihtelee kuukaudesta vuoteen, joten perehdytystyötä on paljon”, kertoo Kontti-päällikkö Susanna Jalkanen.
”Perehdytysnäkökulma oli myös yksi syy sille, miksi halusimme ottaa 5S-toimintamallin käyttöön. Meillä työskentelee paljon myös maahanmuuttajataustaisia työntekijöitä, joten työympäristöön on tärkeää saada visuaalista selkeyttä kirjallisten ohjeiden lisäksi”, Nyström jatkaa.
Selkeiden ohjeistusten ja dokumentoitujen päivärutiinien lisäksi arkea ovat helpottaneet erityisesti lattiamerkinnät, joilla on merkitty vakiopaikat niin käytäville, käyttöomaisuudelle kuin tulevalle ja lähtevälle tavaralle. Henkilökunta on kiitellyt, että merkintöjen myötä tavarat löytävät helposti oikeille paikoilleen ja siivoaminen on helpompaa.
5S-toimintamalli kaikkiin Kontti-myymälöihin
Joensuussa toteutettu muutos oli niin onnistunut, että 5S-toimintamalli on päätetty jalkauttaa kaikkiin Kontti-myymälöihin. ”Tehoksen mallin avulla ja Joensuun myymälässä saatujen oppien pohjalta toimintamallia on helppo lähteä viemään eteenpäin. Tavoitteena on saada seuraavan kahden vuoden aikana kaikki Kontit 5S-toimintamallin piiriin tuotantotilojen osalta”, Nyström sanoo.
”Siivota voi aina, mutta 5S-toimintamalli on mielestäni ainut tie siihen, miten siisteyden ja järjestyksen saa aidosti pidettyä yllä”, Nyström kiteyttää.
